Wie Du mehr Sicherheit und Kontrolle in der Erfolgsplanung für Deine Kanzlei bekommst

Die Erfolgsplanung eines Steuerberaters besteht, aus der Vogelperspektive betrachtet, aus zwei Bausteinen. Baustein eins ist die Kalkulation und Planung der Fixkosten. Hier kann relativ einfach und schnell geplant werden. Der einzige Unsicherheitsfaktor ist die Frage nach der Anzahl an Mitarbeitern die eingestellt werden müssen oder sollen. Hier entstehen in der Regel zwei Fragen: Bekomme ich zeitnah neue Mitarbeiter? Und, kann ich ausreichend neue Mandanten bekommen, um die Stelle sicher und kontinuierlich auszulasten?

Beide Fragen finden sich im zweiten Baustein wieder. Beim zweiten Baustein der Erfolgsplanung handelt es sich um das Umsatzwachstum der Kanzlei. Hier beginnen die Probleme und Herausforderungen. Lass Dir das kurz erklären. Bleib unbedingt bei mir. Das ist wichtig zu verstehen. Das große Problem der meisten Kanzleien ist, dass sie ihren Umsatz nicht sicher planen können, weil sie in der Regel keine Ahnung haben wie man kontinuierlich Anfragen von A-Mandanten generiert.

Keine Positionierung. Nur wenige A-Mandanten. Kein Zugang zu qualifizierten Fachkräften. So bremst Tradition das Kanzleiwachstum.

Warum ist das so? Die allermeisten Steuerberater besitzen keine Strategien, Prozesse und Werkzeuge zur kontinuierlichen und gezielten Mandanten-Gewinnung. Gezielte Gewinnung von Mandanten bedeutet, dass Du genau bestimmen kannst welche Zielgruppe Du für Deine Kanzlei gewinnen willst. Veraltete traditionelle Methoden der Akquise geben das nicht her. Deren Schwächen führen zu einer Kette an Problemen, die den Unternehmeralltag der meisten Steuerberater kennzeichnen. Denn die meisten Kanzleien gewinnen Anfragen und neue Mandanten unplanbar und unkontrolliert über physisches Netzwerken.

Das große Problem: Die Anzahl an möglichen neuen Mandanten ist durch das persönliche, regionale Netzwerk in der Regel stark beschränkt. Und der Zeitaufwand für den Aufbau und die Pflege dieses Netzwerkes kostet persönliche Zeit und damit bares Geld. Hinzu kommt die Tatsache, dass immer mehr Unternehmen durch jüngere Geschäftsführer geführt werden. Diese sind oft nicht mehr bereit Zeit in physisches Netzwerken zu stecken. Und wie gesagt: Am Ende gewinnt man Mandate, die selten passen oder und meistens nicht zur Kanzlei passen.

Steuerberatungen sind also gezwungen, die meisten Anfragen als Mandanten anzunehmen, weil sie eben nicht wissen, wie viele Anfragen nächsten Monat kommen werden. Unterschiedliche Mandanten bedeutet unterschiedliche Fälle. Unterschiedliche Fälle führen zu viel individueller Arbeit. Individuelle Arbeit führt zu einer hohen zeitlichen Auslastung der Mitarbeiter bei gleichbleibendem Umsatz. Hohe zeitliche Belastung in Kombination mit fordernder individueller Beratung führt oft zu Unzufriedenheit. Unzufriedenheit zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation. Mitarbeiterfluktuation ist mit bekannten Methoden der Personalgewinnung nicht lösbar. Es entstehen Ausfallzeiten, in denen Umsatz verloren geht.

Ein Monat Ausfall einer Stelle kostet einen Steuerberater durchschnittlich 7.500 EUR Umsatz oder 4.125 EUR Gewinn (Quelle).  Rechne Dir einfach mal selber aus, wie viel Du mehr an Umsatz machen könntest, wenn Du am laufenden Band A-Mandanten und passende Mitarbeiter bekommen könntest.

Klare Anforderungen an die digitale Strategie: Digitales Netzwerken für planbar mehr A-Mandate und qualifizierte Mitarbeiter

Die Umsatzplanung wird also durch mehrere Faktoren maßgeblich beeinflusst. Im Zentrum steht die vorhersagbare Menge an neuen Mandaten. Sie sollte planbar und steuerbar sein. Zweitens müssen Mandanten in den Anforderungen an die Kanzlei sehr ähnlich sein. Wenn das so ist, dann bringen sie ähnliche Fälle in die Kanzlei. Entscheidend ist also die Qualität der Mandanten. Es sollten immer gezielt A-Mandanten gewonnen werden. Eine funktionierende Digitalstrategie fügt die Fähigkeit zeitnah innerhalb von Wochen neue Mitarbeiter zu bekommen hinzu. Dazu gehört ebenfalls die Fähigkeit Fluktuation im Team innerhalb kurzer Zeit auszugleichen.

Die Wahrheit ist, dass die meisten Steuerberater keine geeignete Strategie besitzen, um diese Faktoren sicher und zuverlässig zu planen und zu erfüllen. Den meisten fehlen Mittel und Wege sich präzise, kurzzeitig, ohne personellen Aufwand neue Zielgruppen zu erschließen, die hauptsächlich aus A-Mandanten bestehen.

Den meisten Steuerberatern fehlen Prozesse, um Anfragen zu qualifizieren und gleiche Fälle zu identifizieren. Meistens fehlen Steuerberatern Werkzeuge zur smarten Personalbeschaffung, um einen dringenden Bedarf zügig und sicher zu decken. Viele Steuerberater  sind der Meinung, dass diese Probleme nicht lösbar sind.  Und das ist auch richtig, solange man in bekannten und bereits seit Jahrzehnten im Einsatz befindlichen strategischen Werkzeugen denkt.

Tatsache ist, egal ob Du es hören willst oder nicht, dass die Digitalisierung auch vor den Steuerberatern nicht halt macht. Und ein großer Teil der Digitalisierung betrifft die systematische, gezielte und automatisierte Mandats-Gewinnung und die zeitnahe, sicher Beschaffung qualifizierter Mitarbeiter. Wir wissen selber, dass die Digitalisierung des eigenen Geschäfts nicht einfach ist. Aber es gibt Konzepte, um auch Dir strategisch zu mehr Wachstum, Stabilität und Sicherheit in Deiner Kanzlei zu verhelfen.

Die Wahrheit – Digitale Strategien zur gezielten Mandanten- und Mitarbeitergewinnung funktionieren auch für Deine Kanzlei

Die Wahrheit ist: Viele Branchen gewinnen mittlerweile qualifiziert Kunden und Mitarbeiter über das Internet. Soziale Plattformen wie Facebook, Instagram und LinkedIn bieten einen direkten Zugang zu potenziellen Mandanten und Mitarbeitern. Es ist für jede Steuerberatung bereits heute möglich, ganz gezielt mit A-Mandanten aus Wunschbranchen in Kontakt zu kommen.  Das bedeutet, dass auch Du Deine Steuerberatung ab sofort positionieren kannst. Mehr gleiche Fälle bekommst. Mehr Umsatz durch Spezialisierung erzielst. Und dadurch auch attraktiver für neue Mitarbeiter wirst. Diese bewerben sich bei Dir, weil sie über die sozialen Medien in Kontakt mit Dir gekommen sind.

Aber – Wichtig ist: Es geht nicht darum stumpf die eigene Kanzlei oder offene Stellen zu bewerben.  Das führt in sozialen Netzwerken schnell zur Ablehnung. Und das wiederum dazu, dass Budget wirkungslos verpufft. Vielmehr musst Du eine Strategie umsetzen, deren Ziel das digitale Netzwerken ist. Digitales Netzwerken bedeutet, dass Du immer wieder den Kontakt zu A-Mandanten und qualifizierten Bewerbern aufbaust, intensivierst und Beziehungen aufbaust.

Ganz so wie im klassischen Netzwerken. Deshalb reicht es auch nicht aus eine Agentur mit der Schaltung von Werbung zu beauftragen. Was Du brauchst, ist ein Partner, der Dir digitale Systeme baut, betreut und schrittweise optimiert.

Der umfangreiche psychologische Expertise besitzt, um gezielt Beziehungen zu formen. Der so in der Lage ist Deine Kanzlei auf Platz 1 im Kopf von A-Mandanten und Fachkräften zu positionieren.

Erfahrener Partner zum Aufbau, Betrieb und Optimierung digitaler Systeme und Deinem roten Faden in der Digitalisierung

Salver & Partner ist strategischer Partner unserer Kunden. Wir bauen, betreiben und optimieren digitale Systeme zur Mandanten-Gewinnung und Mitarbeiter-Gewinnung. Diese Systeme gehören unseren Kunden und sind Teil ihrer individuellen, präzisen Kanzlei-Strategie. Wie diese digitale Kanzlei-Strategie aussieht und wie sie das Wachstum, die Stabilität und Attraktivität Deiner Kanzlei steigert, zeigen wir Dir gerne in einem Beratungsgespräch. Der erste Schritt ist denkbar einfach. Verpasse nicht die Chance endlich dringende Probleme in Deiner Kanzleientwicklung dauerhaft zu lösen.